سفر الأعمال
أدِر برنامج السفر، لا التذاكر وحدها
الحجز هو الجزء السهل. ما يكلّف المنشآت فعلًا هو سياسة غير مطبّقة، واعتمادات متعثّرة، وإنفاق لا يُنسب إلى أحد، وعملية مطابقة تدور على جداول بيانات. لهذا الجزء بنينا المنصّة.
طيران وقطارات وفنادق ونقل أرضي وتأشيرات ووفود وفعاليات — بالعربية، على الجوال، وتحت سياستكم.
ماذا تفعل
احجزه، اضبطه، أثبته
الحجز
طيران وقطارات وفنادق داخل المملكة وخارجها ونقل أرضي وتأشيرات وترتيبات وفود — في مسار واحد، مع تحميل ملف المسافر ووثائقه وتفضيلاته مسبقًا.
الضبط
سياسة تُطبَّق لحظة الاختيار، لا تُكتشف عند تقديم المطالبة. اعتمادات توجَّه تلقائيًا. واختيارات خارج السياسة تُسجَّل مع رمز السبب.
الإثبات
كل حجز منسوب إلى مركز تكلفة ورمز مشروع، ومُفوتر وفق المرحلة الثانية من زاتكا، ومعروض في شكل يستطيع فريقا المالية والمراجعة استخدامه دون إعادة بنائه.
السياسة
سياسة تعكس طريقة عمل منشأتكم فعلًا
معظم محرّكات السياسات تفترض منشأة غير موجودة: درجة وظيفية واحدة، وعملة واحدة، ومسار اعتماد واحد. الواقع في المنشآت السعودية أكثر تعقيدًا، ويجب أن تكون السياسة كذلك.
- قواعد حسب الدرجة الوظيفية ومركز التكلفة والإدارة والوجهة ونوع الرحلة ومدة الإشعار — مجتمعة، لا واحدة في كل مرة.
- حدود درجة السفر بحسب مدة الرحلة، ونوافذ الحجز المسبق، وسقوف أسعار الفنادق لكل مدينة، وبدلات الإقامة اليومية.
- قواعد مختلفة للسفر الداخلي والخليجي والدولي، لأنها مشكلات مختلفة.
- معاينة المسافر: شاهدوا بالضبط ما سيراه موظف في درجة معيّنة قبل نشر القاعدة.
- الخروج عن السياسة مسموح وظاهر ومسجّل — مع بيان القاعدة المخالَفة والفرق بالريال لحظة الاختيار.
سياسة تُطبَّق من تلقاء نفسها
تُفرض لحظة الحجز لا أن تُكتشف لاحقًا في تقرير مصروفات — يرى المسافر القاعدة قبل اختيار السعر، لا بعده.
متاحة عند الإطلاق، 2027
الاعتمادات
اعتمادات تُنجز على الجوال، لا على المكتب
الاعتماد الذي يتطلب فتح الحجز وقراءة خط السير ومراجعة السياسة سيُؤجَّل إلى آخر الأسبوع. أما الذي يعرض القرار في سطر واحد فسيُنجز على الجوال داخل المصعد.
- الاعتماد أو الرفض دون فتح الحجز: المسافر والرحلة والتكلفة وحالة السياسة ورمز السبب في صف واحد.
- مسارات متعددة المستويات مع التفويض والتغطية أثناء الغياب والتصعيد التلقائي عند عدم التصرف.
- إجراءات جماعية للمديرين الذين لديهم قائمة انتظار لا حالة استثنائية.
- سجل زمني كامل لكل طلب: من اعتمد ماذا، ومتى، وبناءً على أي معلومة.
اعتمادات تصل ومعها كل ما يلزم
يصل كل طلب ومعه الرحلة والتكلفة وحالة السياسة ورمز السبب مجمّعة سلفًا، فلا يبقى على المعتمد سوى اتخاذ القرار.
متاحة عند الإطلاق، 2027
واجب العناية
اعرفوا أين يوجد منسوبوكم
بالنسبة للوفود الحكومية وفرق المشاريع الكبرى هذه ليست ميزة بل التزام. ولا تعمل إلا إذا كانت الحجوزات داخل النظام، وهذا سبب إضافي لأهمية الحد من الحجز خارج المنصّة.
مواقع المسافرين
عرض حي لمن يسافر وأين هو ومتى يعود، مبني على الحجوزات الفعلية لا على خطة مقدَّمة.
تنبيه جماعي
الوصول إلى جميع المتواجدين في مدينة أو دولة متأثرة بإجراء واحد، مع تأكيد التسليم.
دعم على مدار الساعة
قناة دعم حقيقية عند وقوع الاضطراب — وهي اللحظة التي يبدأ فيها المسافرون عادةً بحجز بدائلهم بأنفسهم.
لرحلات العمل فقط
تغطي رؤية واجب العناية رحلات العمل فقط، ولا تمتد أبدًا إلى السفر الشخصي للموظف، عند أي مستوى.
التقارير
أرقام سيفتحها فريقكم المالي فعلًا
ليست لوحة معلومات لا يدخلها أحد، بل تقارير مبنية حول الأسئلة التي تُطرح وقت إعداد الميزانية.
الوفورات والتسرّب
ما تم توفيره مقابل المرجع، وما ضاع بسبب الحجز خارج المنصّة، وأي الفرق مسؤولة عنه.
الإنفاق بأي بُعد
مركز التكلفة، رمز المشروع، الدرجة، المورّد، المسار، الشهر. قابلة للتصدير ومطابَقة مع الفواتير.
أداء المورّدين
أين ذهب الحجم فعلًا مقابل حيث تفاوضتم على أن يذهب — وهو مدخلكم إلى الجولة التالية من التفاوض على الأسعار.
البصمة الكربونية
الانبعاثات لكل رحلة ولكل إدارة وفق منهجية بروتوكول الغازات الدفيئة، للمنشآت المُلزَمة بالإفصاح ضمن التزامات الاستدامة في رؤية 2030.
الإيصالات والتذاكر غير المستخدمة، تُتابَع دون أن يُطلب ذلك
تُطابَق الإيصالات مع مركز التكلفة والمشروع الصحيحين تلقائيًا، وتُتابَع التذاكر غير المستخدمة أو المستخدمة جزئيًا وتُستثمر قبل انتهاء صلاحيتها.
متاحة عند الإطلاق، 2027
القطارات والاستدامة
الانبعاثات لحظة الاختيار، لا في نهاية السنة
بيانات الانبعاثات التي تصل مع التقرير السنوي لا تغيّر شيئًا. أما عرضها بجوار السعر بينما لا يزال المسافر يقرّر فقد يغيّر الرحلة أحيانًا — وهي النسخة الوحيدة من الرقم التي يستطيع إفصاحكم عن الاستدامة الاستناد إليها.
الانبعاثات معروضة قبل الحجز
مكافئ ثاني أكسيد الكربون لكل خيار يظهر بجوار السعر والمدة، محسوبًا وفق بروتوكول الغازات الدفيئة لا وفق مؤشر ابتكره مزوّد، ليرى المسافر المقارنة بين رحلتين وهو لا يزال قادرًا على الاختيار. والرقم نفسه ينتقل إلى الحجز والتقرير والإفصاح.
القطارات، بعد أن صارت في المملكة
قطار الحرمين بين مكة المكرمة وجدة ومدينة الملك عبدالله الاقتصادية والمدينة المنورة، والخطوط الحديدية السعودية بين الرياض والدمام والشمال. يظهر القطار في البحث نفسه مع الطيران، وتحت السياسة نفسها، وعلى الفاتورة نفسها — لا كحجز منفصل يتولاه أحدهم هاتفيًا.
الخيارات الأقل انبعاثًا تُعرض لا تُخفى
رحلة مباشرة قبل رحلة بترانزيت، وقطار قبل رحلة قصيرة حين تكون مدة الرحلة منافسة، وفنادق حاصلة على شهادات معتمدة. ويمكن للسياسة أن تشترط تسجيل سبب عند رفض الخيار الأقل انبعاثًا، تمامًا كما تتعامل مع سعر خارج السياسة.
تقارير يصلح استخدامها في الإفصاح
الانبعاثات حسب الرحلة والإدارة ومركز التكلفة والمورّد، قابلة للتصدير بالشكل الذي يتوقعه إفصاح الاستدامة ضمن رؤية 2030 أو مبادرة السعودية الخضراء — لا رقمًا في لوحة معلومات يعيد أحدهم كتابته في جدول بيانات.
الامتثال
مبنية لمتطلبات المالية والمراجعة في السعودية
- فواتير إلكترونية وفق المرحلة الثانية من زاتكا تحمل رمز الاستجابة السريعة وملف XML المُجاز، جاهزة لنظامكم المالي.
- يبقى الطيران الداخلي الحكومي على منصة اعتماد، ونعيد مطابقته داخل التقارير نفسها لتروا صورة واحدة لا صورتين.
- كل حجز يحمل مركز تكلفته ورمز مشروعه ومعتمده ورمز السبب إلى نظام ERP لديكم.
- واجهة عربية ووثائق عربية، وهو عنصر يُحتسب في المنافسات الحكومية وشبه الحكومية.
- استضافة داخل المملكة لدى مزوّد مرخّص من هيئة الاتصالات، دون نسخ للبيانات خارج الحدود.
أحضروا بيانات سفركم
النسخة المفيدة من هذا اللقاء ليست عرضًا لمزايانا، بل بيانات إنفاقكم على السفر خلال الاثني عشر شهرًا الماضية، وأين نعتقد أن التسرّب يحدث.